Smart Workplace: entretien avec un expert

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Dans le cadre d’une collaboration avec Hewlett Packard Entreprise, SPG Intercity s’est immiscée dans les nouvelles technologies de gestion des espaces de travail.

Grâce au développement de l’internet des objets (Internet of Things – IoT), une nouvelle gestion intelligente des bâtiments (Smart Buildings) est possible. Celle-ci passe par la connection de caméras, ascenseurs et capteurs à des logiciels d’administration. Elle permet de gérer l’environnement (accès, lumière ou climatisation), mais aussi d’optimiser la consommation d’énergie et les espaces. Grâce aux smartphones et tablettes, au Cloud et aux applications mobiles, notre façon de travailler, de collaborer et d’utiliser des espaces de bureau se transforme.

Afin de faire le point sur ces nouveaux espaces de travail intelligents, nous nous sommes entretenus avec Beat Sommerhalder, responsable pour la Suisse d’Aruba, une société du groupe Hewlett Packard Entreprise, spécialisée dans les solutions informatiques mobiles et IoT pour entreprises.

Note: Certains termes utilisés dans cet article font référence à des concepts et produits d’Aruba, avec des liens pour plus d’informations. Ceux-ci sont indiqués à titre informatif et ne constituent pas un entérinement des services d’Aruba par SPG Intercity.  

SPGI. Qu’est-ce la gestion intelligente des bâtiments?

Beat Sommerhalder. Le principe général est d’avoir un outil pour la gestion centralisée de services tels que l’occupation des pièces ou le réglage de la climatisation. 71% des entreprises utilisent déjà des objets connectés (IoT), qui s’allument et s’éteignent à distance, et qui ont des émetteurs. Les entreprises ont donc l’opportunité de les connecter et de les gérer de manière centralisée afin de réduire leurs coûts et d’augmenter leur efficacité et leur productivité.

Il y a aussi la question des espaces de travail digitaux et de l’expérience utilisateur des employés. La plupart des entreprises commencent avec la gestion intelligente des bâtiments, qui est à portée de main, pour ensuite s’intéresser aux Digital Workplaces.

Il y a différentes générations sur un lieu de travail. Par exemple, les baby-boomers interagissent avec la technologie différemment des milléniaux. Ces derniers s’attendent à utiliser la même technologie qu’à la maison, que nous savons plus avancée que dans le monde professionnel. Ainsi, les entreprises vont devoir rapidement adopter une technologie plus mobile. Par exemple, elles devront automatiser la gestion des appareils portables ou utiliser des services de collaboration comme Skype ou Sharepoint.

SPGI. Qu’est qu’un espace de travail digital ?  

Beat Sommerhalder. L’espace de travail digital (Digital Workplace) a commencé avec la disparition petit à petit des postes de travail fixes. La technologie a ensuite fait évoluer le concept.

L’espace de travail digital repose sur trois facteurs interconnectés; les personnes, les lieux et la technologie. Il n’est pas possible d’isoler la technologie des gens, car elle a besoin d’être utilisée. Les gens ont aussi besoin d’un changement de mentalité pour s’adapter aux nouvelles technologies.

Au final ces dernières s’avèrent utiles, par exemple pour mesurer des résultats et livrables, plutôt que le nombre d’heures de travail. Ainsi, avec un espace de travail intelligent, on passe du contrôle des employés à la confiance, et du présentéisme aux résultats.

SPGI. Quels sont les avantages pour les utilisateurs?

Beat Sommerhalder. Nous réalisons que les personnes évoluant dans un environnement moderne ont plus de satisfaction au travail. Ces personnes sont ce que nous appelons la génération mobile (Genmobile). Elles utilisent des technologies portatives telles que les smartphones, tablettes ou laptop. Leur loyauté augmente lorsqu’elles peuvent utiliser ces technologies, par exemple en ayant la possibilité de travailler en home office ou à n’importe quelle place de travail. Ainsi, elles ont un meilleur équilibre entre leurs vies personnelle et professionnelle, et des études démontrent que ces collaborateurs sont plus épanouis et en meilleure santé.

D’un point de vue technologique, l’automatisation est la prochaine étape. Les collaborateurs auront la possibilité de travailler de façon plus efficace et collaborative. On verra aussi une meilleure utilisation des locaux, par exemple, avec la fin des ‘zombie meetings’ (des réunions planifiées mais sans participants).

Un autre exemple d’automatisation avancé est lorsque vous pénétrez dans une pièce, celle-ci reconnaît votre présence, allume la lumière et la climatisation et fait démarrer un support de réunion, tel que Sharepoint ou Skype. Vous pouvez également utiliser la reconnaissance vocale pour appeler les participants ou en inviter d’autres. [Voir les exemples en conclusion de l’interview]

Cette gestion automatisée, plus pratique et plus efficace, a aussi un impact sur les coûts et l’utilisation des locaux. Ce n’est pas simplement une technologie mobile, c’est aussi une manière de gérer et d’utiliser les espaces de travail physiques et virtuels.

SPGI. Quels sont les avantages pour les propriétaires et gestionnaires d’immeubles?  

Beat Sommerhalder. Principalement la gestion des coûts et le contrôle de l’usage d’un bâtiment. Si vous avez besoin de beaucoup d’espaces de réunion qui, par exemple, vont remplacer des places de travail, vous aurez besoin de moins de cloisons, moins de postes fixes, et moins de postes de travail individuels. Au final cette automatisation permet de gagner de l’argent et d’optimiser les espaces, car les coûts des installations diminuent.

En prenant l’exemple des données,on peut analyser les circulations des employés, les zones utilisées pendant les pauses, quelles portes sont plus ouvertes que d’autres et quelles sorties de secours sont les plus adaptées à l’usage. Il y a donc également une plus grande sensibilité aux questions de sécurité et la possibilité concrète de réduire les prises de risques.

Un point à souligner est la géolocalisation des collaborateurs et son utilisation. Nous ne suivons pas les personnes mais les appareils. Nous pouvons cartographier les zones d’affluences, les flux des employés ou le temps d’attente à la cafétéria. Mais pour des raisons légales, les données restent bien entendu complètement anonymes.

En savoir plus

Pour mieux comprendre les technologies du Smart Workplace, voici deux exemples de bâtiments connectés: les bureaux d’Aruba en Californie et ceux de Deloitte aux Pays-Bas. Si les technologies de l’immobilier vous intéressent, n’hésitez pas à nous suivre sur LinkedIn!