Quels sont les meilleurs outils de collaboration pour votre entreprise?

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Dans une économie en pleine transformation et digitalisation, les emails, les postes fixes de travail et les longues réunions tendent à disparaître. À l’heure actuelle, les espaces et habitudes de travail évoluent. Les PMEs et grandes entreprises doivent choisir de nouvelles plateformes, outils et applications faciles à implémenter afin d’améliorer la communication, la collaboration et la gestion de projet.

  1. Messagerie et vidéo-conférence

Les emails et appels téléphoniques sont graduellement remplacés par des dizaines de nouveaux outils. Les plateformes les plus utilisées sont les chats instantanés tels que Slack, Skype ou Whatsapp. Elles permettent de créer des canaux de discussion plus informels, plus immédiats, donc plus réactifs. Les chaînes de discussions peuvent être organisées par sujet, être individuelles ou collectives et permettent de partager documents, liens et images sans encombrer les boîtes emails.

Pour les appels et la vidéo, Skype, Google Hangout et GoToMeeting ont remplacé les lignes téléphoniques usuelles. Elles permettent d’être toujours mobiles et joignables. À moindre coût, vous communiquez avec un collègue depuis la maison, ou vous faites une présentation avec des clients internationaux. Que ce soit par chat ou par vidéoconférence, le format s’adapte aux ordinateurs, tablettes et téléphones.

  1. Collaboration et partage de fichiers

Le partage instantané de fichiers de grande taille est un besoin constant dans les échanges de travail. De nouvelles plateformes gratuites, comme WeTransfer et GrosFichiers, ont remplacé les clefs USB et les fichiers joints aux emails. Elles permettent de transférer gratuitement vos documents, même les plus lourds, sans encombrer votre boîte de réception.   

Pour travailler en équipe sur des fichiers et dossiers complets, rien de tel que le Cloud. Cette solution est désormais le standard pour sauvegarder et partager des documents. Au bureau ou à la maison, vous accédez à Google Drive, DropBox ou votre Data center en toute simplicité. Du téléphone à l’ordinateur, en réunion ou en déplacement, vous modifiez vos fichiers en temps réel et la sauvegarde est automatique. Petit plus en cas d’erreur: un historique des versions est récupérable.  

Pour mieux collaborer sur un même document en temps réel, les solutions sont nombreuses. Evernote est le standard pour la prise et le partage de notes, les brainstormings et workshop sont facilités par RealTimeBoard, tandis que les sondages et les questionnaires sont simplifiés avec Klaxoon. Pour toutes ces plateformes, le but est de centraliser les informations et de faciliter la collaboration à distance.

  1. La gestion de projet

Déjà incontournables, ces plateformes en ligne connectent les équipes d’un même bureau et à travers le monde. Listes de tâches, tableaux récapitulatifs, calendriers partagés et recueils de documents, les outils de gestion sont simplifiés et rassemblés. Ils permettent aux membres d’une équipe d’avoir une vue d’ensemble de leur projet.

Asana, Trello, Monday ou encore Bootcamp, sont les plus connus et les plus utilisés. Les membres d’une équipe organisent leurs tâches et en communiquent l’avancement. Simples et flexibles, ces outils sont adaptés aux PMEs et grandes entreprises. Bien entendu, ces applications sont disponibles sur mobile, desktop ou tablette.

Pour en savoir plus

La transformation digitale des entreprises passe par ces nouvelles techniques de communication et de collaboration. Avec la gestion intelligente des espaces de travail, ces outils ont un impact sur l’immobilier commercial à travers ses utilisateurs. Pour en savoir plus et découvrir des solutions innovantes, n’hésitez pas à nous contacter pour en discuter ou nous suivre sur LinkedIn